Lees hier hoe herbergiers profiteren van het gebruik van CRM-software met een aangesloten kassasysteem.
Bedrijven in elke branche kunnen profiteren van het gebruik van een CRM-systeem. Dit is software die gebruikt kan worden om alle klantrelatieprocessen digitaal in kaart te brengen, te beheren en te controleren. Om ervoor te zorgen dat CRM-software zijn volledige potentieel ontwikkelt, moet deze echter zijn ontworpen voor gebruik in het betreffende bedrijf. Concreet moet het alle bedrijfsspecifieke processen digitaal in kaart kunnen brengen. De respectieve branche-affiliatie van het bedrijf heeft een grote invloed op de aard van deze processen. Om deze reden is het raadzaam om bij het zoeken naar een geschikte CRM-oplossing te focussen op branchespecifieke systemen. Hieronder willen we enkele belangrijke functies van CRM-software voor de horeca nader bekijken. Eerst is het echter noodzakelijk om eens naarde horeca zelf te kijken.
Een blik op de horeca
De term “gastvrijheid” verwijst naar de commerciële catering of accommodatie in een accommodatie en horecagelegenheid. Kortom, de horeca kan worden onderverdeeld in vier kerngebieden:
- Accommodatie: Hier kunt u onderscheid maken tussen accommodatie in pensions, hotels en herbergen en pure accommodatie.
- Gastronomie: Gastronomie omvat restaurants, bars, cafés, kantines, evenals catering, systeemcatering en andere catering.
- De entertainmentsector: Dit gebied omvat voornamelijk (nacht)clubs. Ook hier speelt eten een rol, accommodatie meestal niet.
- De spa- en wellnessruimte: Spa’s zijn een voorbeeld van deze subsector.
Dit maakt duidelijk dat de horeca als branche relatief breed gepositioneerd is en veel, verschillende bedrijven op zich combineert. Dit brede scala aan producten resulteert op zijn beurt in verschillende vereisten voor geschikte bedrijfssoftware. Immers, elk bedrijf kenmerkt zich uiteindelijk door individuele processen en geen enkel bedrijf is helemaal zoals het volgende.
CRM-software voor de hotels
Ondanks enkele grote verschillen zijn er enkele fundamentele overeenkomsten die te vinden zijn in de eisenprofielen van veel bedrijven in de horeca. CRM software voor hotels wordt hieronder in meer detail besproken. Er moet echter rekening mee worden gehouden dat dit slechts een overzicht is en dat er geen aanspraak wordt gemaakt op volledigheid.
Website verbinding
In tijden van digitale transformatie wordt de website steeds meer het boegbeeld van je eigen bedrijf. Wie niet online plaatsvindt, loopt het risico een aantal potentiële klanten niet voor zich te kunnen winnen. Een overeenkomstige online aanwezigheid zou daarom een essentieel onderdeel moeten zijn van de marketingstrategie in de hedendaagse horeca. Het is voordelig als dit gekoppeld is aan uw eigen CRM-systeem. Op deze manier kunnen gegevens over de online activiteit van gebruikers gericht worden geëvalueerd. Daarnaast kunnen op de website aanvraagformulieren worden ingesteld, die vervolgens via de koppeling rechtstreeks naar het CRM-systeem worden verzonden. Geïnteresseerden hebben ook de mogelijkheid om buiten openingstijden een reservering aan te vragen. In het systeem wordt de binnenkomende aanvraag vervolgens direct toegewezen aan de juiste locatie voor verdere verwerking.
Kassasystemen
Daarnaast moet bedrijfs software voor de horeca ook gekoppeld kunnen worden aan een kassasysteem. POS-software is een elementair onderdeel van de IT-infrastructuur van de overgrote meerderheid van bedrijven in de horeca. In tegenstelling tot kassasystemen in de detailhandel worden ze niet alleen gebruikt als kassa’s in de gastronomie. Ze worden ook gebruikt voor ontvangstcontrole; het hele bestelproces van orderacceptatie tot voorbereiding in de keuken en overdracht aan de klant met daaropvolgende facturering.
Moderne kassasystemen voor de gastronomie bevatten daarom meestal ook functies op het gebied van menubesturing. Op deze manier kunnen artikelen in menu’s worden beheerd of kunnen cursusreeksen worden ingesteld. Op het gebied van documentcontrole maken moderne kassasystemen ook onderscheid mogelijk tussen facturen, horecabonnen of verzamelfacturen voor vaste klanten. Op deze manier kunnen restauranthouders elk type klant bedienen.
Omdat het volledige potentieel van een bedrijfssoftware zich alleen ontvouwt wanneer deze holistisch is geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur, moeten restauranthouders altijd aandacht besteden aan de verbindingsmogelijkheden met een kassasysteem bij het kiezen van een geschikt CRM-systeem.